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Mentoring

matriz eisenhower

Mejora las habilidades de priorización de tareas y de administración de la carga de trabajo con la matriz de Eisenhower, una herramienta para administrar el tiempo según estrategias y técnicas que usó por primera vez Dwight D. Eisenhower.

¿QUÉ ES LA MATRIZ DE EISENHOWER?

Cada día nos enfrentamos al eterno dilema de que hacer y cuando hacer lo que tengo que hacer. Este galimatias refleja perfectamente lo que puede llegar a ser la optimización de las tareas en el día a día de cualquier persona, y en especial, de las emprendedoras.

La matriz de Eisenhower viene a dar orden y a priorizar esas tareas que tenemos pendientes para que podamos distinguir el orden de ejecucuión de las mismas. Del mismo modo, nos puede mostrar que persona de nuestra empresa debería estar haciendo una tarea u otra, para que así, la eficiencia sea transversal en nuestra empresa.

¿POR QUÉ ES EFECTIVA?

Tal vez pensemos que el sentido común es el que debería encargarse de priorizar las tareas entre importantes y urgentes, y muchos académicos lo llegaron a pensar también.

Existen estudios que han llegado a la conclusión que las personas sentimos una recompensa mayor cuando realizamos una tarea que hemos etiquetado como urgente, debido a que sentimos que vamos cumpliendo objetivos a corto plazo que nos hace avanzar.

Del mismo modo, otros estudios aseguran que la optimización correcta de las tareas tiene que estar relacionada con la importancia de las mismas, y no con su necesidad de tener que llevarse a cabo antes en el tiempo.

La efectividad de la matriz de Eisenhower se basa en que relaciona directamente estas dos corrientes para identificar el orden que deben de seguir las tareas, y así ayudarnos a tener una priorización eficiente de las mismas.

COMPOSICIÓN DE LA MATRIZ DE EISENHOWER

En esencia, la matriz de Eisenhower nos permite ordenar las tareas en el cuadrante que mejor identifique su estado o naturaleza, dando como resultado una acción a tomar sobre cada áera de tareas según se puede ver en la imagen superior.

PRIMER CUADRANTE: URGENTE E IMPORTANTE

Estas son las tareas que tendrían que ser priorizadas por parte del equipo, dado que son esenciales y deben abordarse lo antes posible. Este primer bloque es necesario que esté lo más libre posible en nuestro día a día para poder así reaccionar con inmediatez ante contratiempos.

Nos referimos a situaciones como:

  • Preparar la visita o reunión con un cliente
  • Resolver una crisis en redes sociales
  • Documentarse y redactar una publicación para el blog
SEGUNDO CUADRANTE: NO URGENTE PERO IMPORTANTE

Estas corresponden a metas de largo plazo y tareas que son importantes para tu desarrollo profesional y personal pero que no tienen una fecha de vencimiento explícita. La gestión de este bloque es vital para que las tareas no se agolpen en el cuadrante primero en un futuro.

En este bloque podríamos englobar tareas como:

  • Crear y optimizar las campañas de marketing
  • Obtener una titulación específica
  • Analizar la contabilidad para buscar el aumento del beneficio
TERCER CUADRANTE: URGENTE PERO NO IMPORTANTE

Estas tareas deben completarse inmediatamente, pero quizás no sean tan importantes para requerir tu atención directa, lo cual significa que pueden delegarse a otros miembros de tu equipo. Si no dispones de un equipo, o necesitas ampliarlo, desde Sinergia Mentoring queremos recordarte que estamos a tu disposición.

CUARTO CUADRANTE: NO ES IMPORTANTE NI URGENTE

Estas tareas son las que deberías dejar de lado y eliminar. Es lo que muchos etiquetan como procrastinar, que no necesariamente quiere decir que no haces nada, sino más bien que inviertes tu tiempo en cosas que no te ayudan a avanzar, como revisar todas tus cuentas personales de redes sociales antes de ver tu correo, o dedicarle más de lo necesario a elegir un color para el fondo de una foto.

En la mayoría de los casos puedes ignorar o cancelar estos tipos de tareas.

¿CÓMO DISTINGO ENTRE URGENTE E IMPORTANTE?

Lo más probable es que la distinción entre estas dos categorías sea mucho más difícil de determinar en el mundo real que cuando elaboras una caja de Eisenhower abstracta. En pocas palabras, las tareas urgentes no pueden evitarse y requieren atención inmediata, mientras que las tareas importantes requieren una mayor planificación y contribuyen a los objetivos de largo plazo.

APRENDER A DELEGAR

Uno de los grandes retos para los que usan la matriz de Eisenhower por primera vez es aprender a delegar tareas. Para una persona algo aprensiva, hasta las actividades más sencillas y rutinarias se convierten en un asunto trascendental y, por lo tanto, prefieren no arriesgarse al poner a alguien más al frente de ellas.

Sin embargo, delegar responsabilidades es una estrategia que aumenta la productividad, ayuda a destacar el talento escondido de tu equipo, o potenciar un áera de tu negocio gracias a la sinergia con otra empresa.

Recuerda que ante cualquier duda o análisis que necesites realizar, nosotros te asesoraremos y ayudamos en todo.

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